Een nieuwbouwproject realiseren is een wisselwerking tussen projectontwikkelaars, aannemers en kopers. Het resultaat daarvan valt of staat met een goede onderlinge communicatie. En dat kon beter, weet Wendy Meyers, sales support medewerker bij Brody. Dus ging ze in zee met software-ontwikkelaar Ziggu. Co-founder Yannick Bontinckx ontwikkelde een platform dat alle partijen verenigt, en zo voor efficiëntie en transparantie zorgt. Het resultaat? Tevreden kopers, tevreden aannemers, tevreden projectontwikkelaars.

Vroeger was het aandeel van de projectontwikkelaar in het nieuwbouwverhaal beperkt, vertelt Wendy. “We verkochten een appartement, tekenden het compromis, bezorgden de klanten het postinterventiedossier en de kous was af. Maar we merkten dat de kopers op het einde van de rit soms ontevreden waren over het bouwproces, en dat was niet ok.” Om die tevredenheid op te krikken en meer controle te bewaren over de flow, nam Brody Ziggu onder de arm.

De software biedt een antwoord op het grootste probleem van de projectontwikkelaar, namelijk dat er tijdens het bouwproces geen contact meer was met de klant. En met succes. “Nu er meer opvolging is, zijn klanten tevredener.”

Software als alternatief voor… de fax

Het idee voor Ziggu ontstond in 2017 vanuit een verwondering voor de verouderde processen in de bouwsector, vertelt Yannick Bontinckx. “Ik dacht dat de fax al lang uitgestorven was, maar door aannemers werd die blijkbaar nog druk gebruikt. Daarnaast bestond de administratie van een nieuwbouwproject vooral uit veel spreadsheets en e-mailverkeer. Het grootste deel van de job van een projectontwikkelaar was het spelen van doorgeefluik tussen aannemers, klanten en partners.”

Uit eigen onderzoek van Ziggu bleek dat kopers van nieuwbouwwoningen op het einde van de rit vaak wel tevreden waren over de prijs-kwaliteitverhouding van hun aankoop, maar dat ze op hun honger bleven zitten op het vlak van service. “Waar ze tijdens de verkoop nog regelmatig contact hadden met de verkoper, vielen verschillende kopers na het zetten van hun handtekening in een zwart gat. Ze waren de controle kwijt over een van de grootste aankopen van hun leven.” legt Yannick uit.

Op het vlak van klantenbegeleiding was er dus nog veel achterstand was op andere sectoren. De ondernemer maakt de vergelijking met de bankensector: “Vroeger moesten we altijd naar de bank om verrichtingen te doen, en hielden we afgedrukte afschriften bij in het bekende mapje, maar dat hoeft nu niet meer. Alles verloopt digitaal, behalve belangrijke zaken, want daarvoor spreken we nog wel in persoon af. Dat is precies wat we met Ziggu willen bereiken voor de vastgoedsector.”

1 platform, verschillende partners

De software werd op die manier opgebouwd dat het proces voor de klant van A tot Z gestructureerd wordt. Dat kon alleen maar door de verschillende spelers samen te brengen. “Zowel aannemers als projectontwikkelaars als kopers werken op hetzelfde platform, zodat alle informatie gecentraliseerd is.” legt Yannick uit.

“In ons geval is er ook een vierde partij,” vult Wendy aan. “Voor klantenbegeleiding werken we samen met een externe partner, die ervoor zorgt dat alle keuzes vlot verlopen. Ook zij kunnen via hetzelfde platform afstemmen met andere partners en kopers. Zo blijft iedereen op de hoogte van waar we staan en wat er nog moet gebeuren, en dat op een heel visuele manier.”

Voor elke speler ziet het platform er een anders uit, naargelang hun rol in het traject. Zo staat voor kopers de vooruitgang in het bouwproces centraal, maar krijgen ze ook meteen te zien wat van hen verwacht wordt. Yannick: “Het eerste wat de klant ziet, is waar het project zit op de timeline. Is het contract ondertekend? Is het indelingsplan al klaar? Vervolgens zien ze een overzicht van wat er recent gebeurd is, zodat ze de vooruitgang kunnen volgen en delen met vrienden en familie. Daarnaast is er de takenlijst. Wat kunnen de kopers doen om het project vooruit te duwen: welke keuzes moeten ze maken en wanneer? Zijn er gesprekken die beantwoord moeten worden? Moeten er nog documenten getekend worden?”

Via het platform kunnen kopers ook eenvoudig vragen stellen over hun appartement of woning. “Die vragen komen toe in de team-inbox,” vertelt Yannick, “en kunnen zo makkelijk beantwoord worden door Wendy, de klantenbegeleider of andere partners.” Ook keuzes kunnen gewoon online doorgegeven worden. “Als kopers bij de keukentoonzaal zijn geweest en nog twijfelen tussen twee opties, kunnen ze op hun gemak thuis verder nadenken, en nadien hun beslissing doorgeven.” Een pak makkelijker dan hoe het voordien gebeurde. “Geen gedoe meer met printen, tekenen en terugmailen, gewoon eenvoudig online goedkeuren of afwijzen.”

Ziggu valt in de smaak

Volgens Wendy zijn potentiële kopers alvast enthousiast over de nieuwe manier om op de hoogte te blijven. “De nood aan informatie is enorm. Met twee muisklikken willen mensen kunnen lezen wat ze willen weten. Het feit dat we een persoonlijk portaal kunnen aanbieden aan onze kopers, is dus echt een plus.”Yannick: “We merken ook dat kopers op deze manier rust vinden. Vroeger kregen ze alle informatie via e-mail en moesten ze gaan zoeken in lange threads, terwijl nu alles overzichtelijk verzameld is op het portaal, op hun smartphone.” “En voor ons biedt het de kans om proactief te zijn,” vult Wendy aan. “We bieden antwoorden nog voor de vragen gesteld worden.”

De software wordt de standaard

Toekomstige kopers van Brody-projecten kunnen zich dus stuk voor stuk verwachten aan de online opvolging. “Elk nieuw project dat we lanceren, zal met Ziggu zijn,” belooft Wendy. Ook aannemers en andere partners zijn massaal overtuigd. “Vroeger verliep de overdracht van documenten soms via Dropbox, soms via WeTransfer, terwijl het nu voor het merendeel van de markt via Ziggu verloopt.” stelt Yannick. En dat zorgt voor meer efficiëntie dan ooit. “De opvolging wordt makkelijker en de responstijd korter.”

De reacties zijn unaniem positief. “Kopers hebben het gevoel dat ze meer controle hebben. Bouwen is een stressvolle ervaring, waarvoor veel vertrouwen nodig is, en waar veel emoties bij komen kijken. Het feit dat je op een makkelijke manier zelf meer inzicht kan krijgen in wat er gebeurt, zorgt voor gemoedsrust en vertrouwen.”